Pengertian Surat Resmi/Dinas, Ciri-Ciri, dan Macam/Jenisnya (Materi Kelas 7 SMP/MTs)

Salam hangat dari kami tim admin basindon. Semoga Anda kami jumpai dalam keadaan sehat walafiat. Dalam postingan kali ini kami akan membahas mengenai Pengertian Surat Resmi/Dinas, Ciri-Ciri, dan Macam-Macamnya

Pengertian Surat Resmi atau Surat Dinas

Sebagaimana diketahui, surat resmi atau juga yang disebut surat dinas merupakan surat yang dikirim oleh instansi, lembaga, atau organisasi lain,  alias tidak dikirim oleh individu atau perorangan. Misalkan surat-surat dari sekolah, tempat kerja, kantor desa, atau instansi lain.

Ciri-Ciri Surat Resmi

Surat resmi biasanya menggunakan kata-kata baku dan ditulis dengan kalimat yang efektif. Faktor kesederahanaan, kesantunan bahasa, kelugasan kalimat, kecermatan dan ketepatan dalam pemilihan kata dan struktur kalimat, serta keserasian watak juga sangat perlu dipertimbangkan dalam menulis surat resmi.

Oleh sebab itu, perlu diketahui ciri-ciri surat resmi agar tidak salah menuliskannya. Dan barikutnya ini adalah ciri-ciri surat resmi.

1. Dalam surat resmi kertas yang dipakai selalu kertas yang ber-kop atau berkepala surat. Unsur-unsur yang terdapat dala kepala surat adalah: logo, nama, alamat, kotak pos (PO BOX) dan kode pos, serta nomor telepon dan faksimili (bila ada).
2. Tanggal surat yang ditulis adalah tanggal, bulan, dan tahun. Hal ini berbeda dengan surat pribadi yang selalu mencantumkan nama kota pengirim. Mengapa nama kota tidak dicantumkan? Tentu karena sudah ada dalam kop surat.
3. Nomor surat mutlak harus ada dalam surat resmi. Minimal yang harus ada dalam nomor surat adalah nomor urut surat, identitas lembaga/instansi, dan tahun surat.
4. Lampiran bisa ada bisa juga tidak ada. Hal ini sesuai dengan keperluan surat tersebut.
5. Hal atau perihal surat perlu dicantumkan, yaitu berisi isi singkat maksud surat yang dikirimkan.
6. Alamat surat tidak perlu diawali dengan kepada tetapi cukup dituliskan Yth. atau Yang terhormat.... jika surat itu ditujukan kepada organisasi atau perusahaan, maka penulisan Yth. atau Yang terhormat tidak diperlukan.
7. Salam pembuka seperti halnya salam penutup, tidaklah wajib. Salam pembuka merupakan sapaan hormat surat sebelum ia mengemukakan persoalannya. Ungkapan yang bisa dipergunakan untuk salam pembuka, diantaranya adalah: Dengan hormat, Bapak.......yang terhormat, Salam Pramuka, Salam sejahtera, atau Assalamualaikum wr. wb.
8. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu pembuka, inti surat, dan penutup.
9. Salam penutup sifatnya tidak wajib. Banyak surat dinas pemerintah yang tidak menggunakannya. Salam penutup berguna untuk menunjukkan keakraban atau rasa hormat penulisnya. Kata-kata yang bisa digunakan adalah: Wassalam, Salam takzim, Salam hormat, atau Hormat kami.
10. Jabatan, Tanda Tangan, Cap, Nama Terang, dan NIP bagi Surat Resmi Pemerintah dicantumkan dengan jelas.
11. Tembusan boleh ada, boleh tidak.

Macam-Macam Surat Resmi

Ada bermacam-macam surat dinas. Berikut ini di antaranya.

1. Surat permohonan
Surat permohonan biasanya digunakan untuk meminta bantuan kepada sebuah instansi atau perseorangan dengan jabatan yang lebih tinggi.

2. Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang dikirimkan kepada satu atau beberapa orang untuk menjalankan tugas tertentu oleh instansi, organisasi, atau perusahaan.

3. Surat perizinan
Surat perizinan adalah surat yang dikirimkan untuk instansi, organisasi, perusahaan, atau perorangan untuk mendapatkan izin.

4. Surat pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi pemberiahuan kepada semua anggota dalam suatu kelompok atau organisasi. Surat pemberitahuan terdiri atas dua jenis surat, yaitu surat pengumuman dan surat edaran. Surat pengumuman berisi informasi tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh anggota atau warga dari satu unit. Surat edaran berisi pemberitahuan secara tertulis yang diedarkan serta ditujukan kepada berbagai pihak.

5. Surat undangan
Surat undangan dibuat dengan tujuan tertentu untuk mengundang orang lain supaya menghadiri suatu acara.

Demikianlah penjelsan mengenai Pengertian Surat Resmi/Dinas, Ciri-Ciri, dan Macam-Macamnya. Semoga bermanfaat.